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Diferencias entre la Factura Electrónica y la Factura POS

Es común que se presenten inquietudes y confusiones sobre la normatividad de Facturación Electrónica y la normatividad POS. En este blog descubrirás diferencias y similitudes, para que así el tema quede muy claro y sea más fácil de entender.

Empecemos por las definiciones

Factura Electrónica: por definición de la DIAN, la factura electrónica parte de los sistemas de facturación, soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios, tiene lugar a través de medio digital.

Factura POS: es un sistema que permite registrar las ventas de diferentes cajas registradoras en puntos de venta, está orientado hacia las ventas al detal.

Ya está en vigencia la Resolución DIAN 1092 de 2022 que indica que las compras superiores a 5 UVT (Unidad de valor tributario que hoy está en $42.412) ya no se deben sustentar como documento POS, sino como factura, además que las compras que un adquirente haga por debajo de estas 5 UVTS podrá solicitar que le sean respaldadas por una factura en vez de un documento POS.

Cómo se emite cada factura

Factura ElectrónicaPOS
El proceso de emisión de factura electrónica comienza con la generación de un documento que contiene toda la información relevante de la transacción. A continuación, se realiza la transmisión de dicho documento a la DIAN.La emisión de la factura POS se debe realizar a través de cajas registradoras al momento de efectuar la venta.
El formato establecido por la DIAN para la factura electrónica es el XML.Se expide en formato tirilla y es entregada al cliente después del pago que realiza por el bien o servicio.
La validación de la factura electrónica la hace la DIAN antes de ser enviada al cliente.No requiere de previa validación

Requisitos que debe cumplir cada factura

Facturación ElectrónicaPOS
Apellidos y nombre o NIT del vendedor.Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria –NIT del vendedor
Apellidos y nombre del comprador (NIT, RUT o Documento de Identidad)Exclusión del IVA, el Impuesto Nacional al Consumo y el Impuesto Nacional al Consumo de Bolsas Plásticas, por cada uno de los productos vendidos o servicios prestados.
Número consecutivo de la factura, resolución de autorización de la numeración de la DIAN.sistema de numeración consecutiva, incluyendo el número, rango y vigencia autorizada por la DIAN.
Fecha y hora de generación de la facturaFecha y hora de expedición
Notificar al adquirente vía correo electrónico haciéndole llegar la factura validada por la DIAN y la respuesta de validación emitida por la DIAN; todo esto en un contenedor o sobre electrónico.Identificación de los bienes vendidos y/o servicios prestados  
Notificar al adquirente vía correo electrónico haciéndole llegar la factura validada por la DIAN.Descripción de los bienes vendidos y/o servicios prestados  
Medio de pago.Valor total de la operación.
Firma digital del facturador electrónico.Mostrar la calidad del agente retenedor del VA y autoretenedor en el Impuesto sobre la Renta y complementarios.
Código Único de la Factura Electrónica (CUFE) 
Razón social proveedor tecnológico. 
Indicar la calidad de retenedor del IVA 
Discriminación del Impuesto al Consumo y la tarifa correspondiente. 

¿Qué va a suceder con aquellos documentos POS, por debajo de las 5 UVT?

Existe un proyecto de resolución de la DIAN desde 2022, donde se indica que esos documentos POS por debajo de 5 UVT serán documentos equivalentes electrónicos también previamente validados por DIAN. Para conocer el calendario de implementación de este proceso se debe esperar una resolución definitiva, sobre la cual está trabajando la autoridad fiscal.

Conclusión

Ambas facturas son esenciales para llevar un registro detallado de las transacciones comerciales, la factura electrónica brinda múltiples ventajas en términos de eficiencia y organización. Por esta razón, se convierte en una herramienta clave en la transformación digital del sector empresarial.