Con la entrada en vigor de la Facturación Electrónica, normatividad POS y Documento Equivalente, no solo las empresas y obligados a cumplir han tenido que reinventarse, también los proveedores tecnológicos se han visto expuestos a cambios de modelo, tecnológicos y estructurales que permitan seguir acompañando a sus clientes en el frente normativo de manera correcta. Es decir, el nuevo marco legal exige soluciones más flexibles y robustas que puedan adaptarse rápidamente a las actualizaciones normativas y a las necesidades específicas de cada empresa.
En este contexto, los proveedores tecnológicos juegan un papel importante al proporcionar herramientas y servicios que faciliten la emisión de documentos electrónicos de forma segura, eficiente y conforme a la legislación vigente.
La capacidad de los proveedores tecnológicos para ofrecer soluciones integrales y escalables se convierte en un factor determinante para el éxito de las empresas en un entorno cada vez más digitalizado y regulado. La colaboración estrecha entre las empresas y sus proveedores tecnológicos es esencial para garantizar una implementación exitosa de las soluciones de emisión de documentos electrónicos, así como para mantenerse al día con los cambios normativos y tecnológicos.
Realizamos algunas preguntas a Juan Manuel Calle – VP negocio transformación de data de Cadena para identificar las variables más importantes que las empresas deben tener presente al momento de escoger su proveedor tecnológico:
1. ¿Qué retos plantea la nueva normatividad de la DIAN para las empresas que están obligadas a cumplirla?
El reto para las empresas es tener una buena capacidad en la toma de decisiones, saber con quién asesorarse en el proceso y cuales son los roles que internamente deben tener para implementar la tecnología y gestionar de manera asertiva.
2. ¿Qué debe buscar una empresa en un proveedor tecnológico para un eficiente cumplimiento normativo?
- Que el proveedor tecnológico interprete y conozca muy bien la regla
El Proveedor tecnológico debe tener claro exactamente el proceder con las disposiciones del negocio, para eso se recomienda buscar un proveedor tecnológico de experiencia, que demuestre que tiene equipo de asesores que estudian la norma y están en constante comunicación con la DIAN para estar seguros de que la norma funciona de la forma en la que la están interpretando.
- Plataforma con capacidad
La plataforma debe ser lo suficientemente robusta, contar con planes de continuidad del negocio, plan de ciberseguridad, desde la forma en la cual el sistema opera debe tener todo un tema de contingencia para que de cara al cliente se asegure correcta disponibilidad y funcionamiento del servicio.
- Servicio posventa
Capacidad de respuesta a las preguntas que surgen día a día, de las más técnicas hasta las más cotidianas o sencillas. Responder bien, ágil, y suficiente, comunicación proactiva, personas al otro lado del teléfono siempre dispuestas a contestar y con conocimiento suficiente para entregar respuestas y soluciones a la altura.
3. ¿Qué preguntas le debe hacer una empresa a un proveedor tecnológico para verificar que, si tiene la capacidad de hacer frente a su necesidad, puntualmente con POS y Documento Equivalente?
- Cuál es la capacidad instalada que tiene el proveedor en este momento para procesamiento de documentos en línea, entendiendo que POS debe registrarse en tiempo real y que requiere de una infraestructura mas robusta que la de Facturación Electrónica.
- De acuerdo con el segmento y el tamaño, cambian las preguntas, ¿atienden el sector? Para tener un modelo comercial acorde al tamaño y necesidades de la empresa que necesitar emitir los documentos.
- Experiencia en Colombia y en el negocio, dominio y capacidad de entendimiento de las necesidades del cliente.
4. Aspectos claves que debe tener un buen modelo de Soporte
Personal capacitado, buenos canales de recepción de casos, unificación del canal de atención, coordinación, alineación entre los equipos y trazabilidad.
Cobra gran relevancia que el proveedor tecnológico cuente con un esquema con diferentes niveles de servicio, clasificación de los problemas y plan de acción para cada uno, niveles de atención de servicio por grado o tipología del caso, adicional contar con personal capacitado para cada nivel.
5. ¿Por qué cobra tanta relevancia el tema de la ciberseguridad en el mundo de la Facturación Electrónica?
La ciberseguridad es hoy la amenaza más grande que tiene el mundo digital y eso ha permeado todos los sistemas en el mundo, sin embargo, este tema es importante no solo como un tema de implementación de la compañía o un protocolo, si no también, debe ser una versión sistémica y de soluciones conjuntas que minimice al máximo los riesgos.
Siempre hay que tener para temas que ciberseguridad plan a, b y c, cada uno con capacidad de respuestas frente a diferentes escenarios. En ese orden de ideas hay que tener plan de hardware y servidores locales y un plan de continuidad con servicio en la nube.
6. ¿Qué riesgos deben tenerse mapeados y cómo el Proveedor Tecnológico debe ser un aliado para mitigarlos y gestionarlos?
Este es un proceso que vincula 3 actores, proveedor tecnológico, DIAN y cliente, lo más importante es asegurarse de que tanto el servicio como el documento electrónico cumpla con las condiciones y sistema de la DIAN para garantizar que la emisión se haga de manera correcta. Los 3 actores deben estar articulados para obtener una debida implementación del sistema. Importante hacer pruebas y control de calidad antes de empezar el proceso con facturas de verdad.
7. Tips para que las compañías se aseguren de que el proveedor tecnológico tiene la capacidad de procesamiento que necesita su operación.
- Verifica los tipos de aplicativos y tecnología que utiliza el proveedor tecnológico (servicio en la nube, aws, azure, entre otros)
- Verifica cuánto es el tiempo de procesamiento de la factura
- Cuáles son los Tiempos de implementación, cuánto tiempo para la puesta en marcha del servicio.
- Valida nivel de casos promedio por cliente que tienen de soporte, asegúrate que no sea más del 3% y nivel de cumplimiento de ANS, eso habla de su capacidad de respuesta y servicio al cliente.
8. Cómo Cadena ha trabajo en estos puntos
Cadena ha venido preparándose para este mundo de desde hace más de 15 años con asesorías y consultorías de casos exitoso en otros países del mundo, adicionalmente ha contratado y opera con los proveedores que tienen la mejor calificación, reputación y capacidad del mercado en cuanto a bases de datos, procesamiento en nube, composición de documentos, capacidad de diseñar la factura electrónica.
También enfocamos esfuerzos en la capacitación y conocimiento del equipo, desde hace más de 7 años día a día trabajamos en el mejoramiento continuo de nuestra plataforma, no hemos dejado de invertir en software y en capacidad de procesamiento, para que cada vez sea mejor; nuestro objetivo es entregar un servicio simple, pero con la velocidad y capacidad de procesamiento para atender a todos los clientes. Hoy tenemos capacidad de procesar 2 mil millones de documentos mensuales, es decir 5 veces todo lo que Colombia factura.
Para cerrar, la elección de un proveedor tecnológico confiable y experimentado es un aspecto clave ya que puede marcar la diferencia en la forma de cumplimiento normativo.
