PL-GIF-01 POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES V.1

1. OBJETIVO.

Enmarcar los principios y alcance contemplados por AXCES Capital S.A.S conforme a lo establecido en la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 para la Protección de Datos Personales, Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y Guía de Accountability en su versión actual, respecto al tratamiento de datos personales de los diferentes grupos de interés.

2. INTRODUCCIÓN.

AXCES es una compañía de servicios financieros especializada en realizar operaciones de Factoring Tradicional, Electrónico, Confirming, entre otros. Para ello, su misión es “Ser un aliado financiero que proporciona soluciones sostenibles y digitales de liquidez para impulsar el crecimiento y la rentabilidad de sus clientes” y su visión la cual describe “Buscamos ser la compañía no bancaria líder en el mercado de factoring digital colombiano, comprometidos en todo momento con la innovación y la utilización de la tecnología en nuestros procesos con el fin de respaldar y fomentar el crecimiento del sector empresarial en el país, por medio de ofertas de liquidez a través del descuento de cartera” por lo cual, es importante contar con una postura clara respecto al tratamiento de datos personales de sus grupos de interés, siendo esto descrito en la presente política.

3. DESARROLLO.

3.1 NOMBRE O RAZÓN SOCIAL, DOMICILIO, CORREO ELECTRÓNICO Y TELÉFONO DEL RESPONSABLE.

AXCES Capital S.A.S identificada con N.I.T. número 901.557.463-6, dueña de la marca comercial AXCES con domicilio principal en la ciudad de Medellín (Antioquia) y domicilio de notificación judicial la ciudad de Medellín (Antioquia), dirección de notificación judicial en la Calle 7ma sur #42-70, Edificio Forum – Piso 18, correo electrónico notificaciones@axces.com.co y teléfono (4)448-8435; teniendo como objetivo ser un aliado financiero que proporciona soluciones sostenibles y escalables de financiamiento de comercio para impulsar el crecimiento y la rentabilidad de sus clientes, dará cumplimiento a los requerimientos legales y normativos establecidos para la protección de datos personales para garantizar a las partes interesadas total transparencia y claridad en el tratamiento que en su Rol de Responsable y Encargado realiza a la información suministrada por estas y a su vez satisfacer lo establecido en la legislación que aplique en materia de protección de datos personales; a través de criterios que lleven al respeto de derechos fundamentales como la intimidad y buen nombre de quienes tienen relación de cualquier índole con AXCES dando cumplimiento a lo indicado en la Guía de Responsabilidad Demostrada impartida por la Superintendencia de Industria y Comercio – SIC.

3.2 TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO CUANDO ESTA NO SE HAYA INFORMADO MEDIANTE AVISO DE PRIVACIDAD.

El ciclo de vida de la información de carácter personal está establecido por la captura, tratamiento, transferencia, transmisión, almacenamiento, eliminación o disposición final y establecido por las finalidades contenidas en los avisos de privacidad que acompañan los registros físicos y digitales.

3.3 DERECHOS QUE LE ASISTEN COMO TITULAR.

En total lineamiento a los objetivos estratégicos de AXCES Capital S.A.S abordados en 4 perspectivas, las cuales son:
• Tecnología.
• Clientes.
• Procesos.
• Aprendizaje.
Y a lo establecido en la Constitución Política en los artículos 15 y 20 y la Ley 1581 de 2012 en el artículo 8º sumados a sus demás numerales, los Titulares podrán conocer, actualizar, rectificar y suprimir o cancelar los datos personales con los que AXCES cuenta.

3.4 PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS ANTE LA CUAL EL TITULAR DE LA INFORMACIÓN PUEED EJERCER SUS DERECHOS A CONOCER, ACTUALZIAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR EL DATO Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN.

Entendiendo que buscamos ser la compañía no bancaria líder en el mercado de factoring colombiano, comprometidos en todo momento con la innovación y la utilización de la tecnología en nuestros procesos con el fin de respaldar y fomentar el crecimiento del sector empresarial en el país, por medio de ofertas de liquidez a través del descuento de cartera y de acuerdo a lo establecido en la Guía de Accountability, AXCES Capital S.A.S cuenta como designado responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos al Oficial de Protección de Datos Personales o quien hiciere sus veces.

3.5 PROCEDIMIENTOS PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER EL DERECHO A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN.

Los titulares a los cuales AXCES Capital S.A.S les captura, trata, transfiere, transmite, almacena y elimina datos personales, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos de conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar la autorización de tratamiento de los mismos; esto de conformidad a la ley de protección de datos personales, haciendo uso de los siguientes mecanismos:

A. Datos de contacto mínimos requeridos para una gestión adecuada a la solicitud realizada es importante en momento de la misma, se comparta con AXCES Capital S.A.S de manera clara nombre completo, correo electrónico, teléfono de contacto del titular o causahabiente y la descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud.

B. Medios Habilitados para Presentar Peticiones, Consultas o Reclamos AXCES Capital S.A.S recibe peticiones, consultas y reclamos indistintamente del medio a usar por el Titular o causahabiente de datos personales, haciendo énfasis en el canal de atención electrónico mediante la recepción de correspondencia en la dirección de correo datos@axces.com.co. Los canales contarán con lectura y recepción respectiva en los horarios de lunes a viernes de 7:30 a.m. a 5:30 p.m.

C. Atención y Respuesta de Peticiones y Consultas El titular, causahabiente o su(s) apoderado(s), podrán solicitar a AXCES Capital S.A.S. – AXCES una petición o consulta, a través de sus canales indicando:

• El acceso a información personal.

Las consultas serán atendidas dentro de un plazo máximo de diez (10) días hábiles que serán contados a partir de la fecha en que fueron recibidas. En caso de imposibilidad de atender la consulta dentro del plazo establecido, se informará al interesado por alguno de los medios disponibles, en la cual se expondrán los motivos de demora y señalando el plazo máximo de atención de la queja o consulta, la cual no superará los cinco (5) días hábiles siguientes.

D. Atención y Respuesta de Reclamos

El titular, causahabiente o su(s) apoderado(s), podrán solicitar a AXCES Capital S.A.S. – AXCES un reclamo, a través de sus canales indicando:

• La rectificación de información personal.
• La cancelación u oposición de información personal.
• La supresión o eliminación de información personal.
• La enmendadura de un presunto incumplimiento a los deberes que están contenidos en la ley 1581 para la protección de datos personales.

El reclamo que debe presentar el titular, causahabiente o su(s) apoderado(s) debe contener como mínimo la información citada en el ítem (A) Datos de Contacto Mínimos Requeridos del punto 5.

Si los datos se encontraran incompletos AXCES Capital S.A.S – AXCES le requerirá al solicitante dentro de los siguientes cinco (5) días hábiles desde la recepción del reclamo, para enmendar la falla ocurrida. Si transcurridos sesenta (60) días desde la fecha del reclamo, el solicitante no ha presentado la información requerida, se entenderá que se ha desistido del reclamo presentado inicialmente.

El plazo máximo para atender una queja o reclamo será quince (15) días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a su recepción. Si por algún motivo no puede ser atendido el reclamo dentro del término establecido, se informará por alguno de los medios disponibles la causa de la demora y la fecha en la cual será atendido su reclamo, la cual no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento inicial.

Por último, lo anterior se verá reflejado en los procedimientos organizacionales P- GIF-05 Recepción y Toma de Acción Derechos ARCO, P-GIF-06 Acceso a la Información de Carácter Personal, P-GIF-07 Rectificación a la Información de Carácter Personal, y P-GIF-08 Cancelación y/u Oposición al Tratamiento de Información de Carácter Personal.

3.6 FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y PERIODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS

La presente política de tratamiento de datos personales deroga versiones anteriores entrando en vigencia a partir del 01 de abril de 20212 y el período de vigencia de la(s) base(s) de datos físicas y digitales parte del Alcance del Programa Integral de Gestión de Datos Personales – PIGDP – desarrollado por AXCES Capital S.A.S será de acuerdo al ciclo de vida y finalidades de los datos contenidos en la(s) misma(s).

4. REFERENCIAS

Legislación aplicable:
• Constitución Política de Colombia.
• Ley Estatutaria 1581 para la Protección de Datos Personales.
• Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.
• Guía de Accountability.