Emitir factura electrónica no es suficiente; hacerlo correctamente y en conformidad con los protocolos establecidos es esencial para evitar sanciones económicas o, incluso, el cierre de establecimientos.
La facturación electrónica no puede ser abordada simplemente como una tarea administrativa; debe ser considerada una responsabilidad integral de la empresa. Cumplir con este proceso de manera adecuada no solo beneficia a la empresa en términos de eficiencia y transparencia, sino que también contribuye al desarrollo económico del país. Por eso, las visitas de la DIAN cada vez se intensifican en las diferentes ciudades y establecimiento comerciales.
Por otro lado, con la obligatoriedad del Punto de Venta (POS), las empresas deben asegurarse de contar con proveedores tecnológicos capaces de acompañarlas en el cumplimiento normativo. Es de vital importancia que estos proveedores puedan generar la cantidad necesaria de facturas POS en tiempo real y en línea, siguiendo la normativa vigente. Esto implica que las facturas deben ser generadas y entregadas antes de que el cliente salga de la tienda, un requisito indispensable para evitar posibles sanciones.
La elección cuidadosa de proveedores tecnológicos y la adopción de buenas prácticas son aspectos fundamentales para asegurar el éxito en el cumplimiento de la obligatoriedad; ellos tienen el reto de convertirse en verdaderos aliados para empresas grandes, medianas y pequeñas, de esta forma acompañarlos y guiarlos en todo lo que compone el sistema de facturación electrónica.
¿Qué hacer para evitar malas prácticas con la factura electrónica?
- Escoge un proveedor tecnológico que se adapte a las necesidades de tu empresa, a nivel tecnológico, comercial y económico.
- Habilitarse como facturador electrónico ante la DIAN
- Solicitar a la DIAN la numeración de la factura electrónica
- Emitir las facturas electrónicas dentro del tiempo estipulado
- Generar factura electrónica en los puntos de venta independiente del monto de la misma
Proceso de sanciones de la DIAN
La DIAN asegura qué, Las sanciones relacionadas con la facturación son aplicadas en estricto apego al debido proceso, respetando cada una de las etapas establecidas en el Estatuto Tributario. Estas son las etapas:
- Visita de control: Inicialmente, la DIAN realiza una visita, para verificar que el establecimiento esté expidiendo factura electrónica, cuando corresponda, y cumpliendo con todos los requisitos de ley
- Documentos de cargos: en caso de detectar posibles irregularidades o incumplimientos, la DIAN formula un documento de cargos, sobre el cual el establecimiento puede responder exponiendo los motivos ante el posible incumplimiento, y dando las explicaciones necesarias. Para lo cual, el obligado a facturar tiene un plazo de 10 días hábiles.
- Análisis y descargos: posteriormente, la DIAN, basada en evidencias y en las explicaciones proporcionadas, puede descartar (en caso tal, el proceso llega hasta este punto) o confirmar la sanción de cierre del establecimiento. Esta etapa, según la ley, no debe exceder los seis (6) meses.
- Resolución y sanción: si los cargos se confirman, la DIAN emite una resolución sancionando al establecimiento con un cierre de tres días. En este punto, también se conceden otros 10 días hábiles para interponer un recurso de reposición, con el fin de que la sanción sea reconsiderada.
- Recurso y fallo: el Estatuto Tributario establece que el recurso debe ser analizado y resuelto en un máximo de 10 días hábiles. En caso de confirmarse la sanción, el cierre debe ejecutarse en los siguientes 10 días hábiles.
La facturación electrónica, bien abordada, se convierte en un catalizador para el crecimiento y eficiencia empresarial, además, permite obtener información en tiempo real de las transacciones comerciales, mayor agilidad en los trámites con la DIAN, ahorro en costos de mensajería y papel; por otro lado otorga un gran beneficio tanto a personas naturales como jurídicas, la posibilidad de generar deducción de costos y gastos en las declaraciones.
