La solución la encuentras en el Documento Soporte, este documento electrónico permite respaldar las compras de bienes o servicios que se realizan a proveedores que no se encuentran obligados a expedir factura electrónica, para la aceptación fiscal de los costos.
¿Quién debe expedir el Documento Soporte?
Este documento debe ser expedido por el comprador para respaldar la transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables.
¿Cómo y cuándo se debe emitir?
La DIAN, indica que el Documento Soporte debe generarse por cada una de las operaciones en las que se adquiera bienes o servicios a sujetos no obligados a expedir factura electrónica o, también se permite generar un solo documento soporte semanal por compras realizadas al mismo proveedor; se deja a elección según facilidad y necesidad.
Eso sí, el comprador debe generar el Documento Soporte y enviarlo para validación de la DIAN a más tardar el último día hábil de semana en la que se efectuó la compra. Si hay inconvenientes tecnológicos que impidan el envío de este, el comprador tiene hasta 48 horas a partir del día siguiente que se supere la falla técnica para compartir la información.
Requisitos para generar Documento Soporte
Para documentar la transacción, contabilizarla y si es del caso, soportar costos, deducciones, o impuestos descontables, estos son los requisitos con los que debe cumplir para generar el documento:
- Estar denominado expresamente como “Documento Soporte en adquisicones efectuadas a no obligados a facturar”
- Indicar fecha de generación del documento
- Indicar nombre, apellido, razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio
- Indicar nombre, apellido, razón social y número de identificación o NIT del adquiriente de los bienes o servicios
- Indicar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documentos soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizada por la DIAN
- Describir específicamente el bien o servicio prestado
- Detallar valor total de la operación
- Incluir firma del emisor del documento soporte
- Incluir el CUDS (Código Único de Documento Soporte)
Beneficios de utilizar el Documento Soporte
- Deducción del costo en la declaración de renta
- Mayor control de la información
- Estar al día con la DIAN
